Menyusun Tema dan Konsep Acara

Apa saja yang menentukan kesuksesan sebuat event atau acara? Salah satunya adalah tema dan konsep! Ketika kamu memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular pada elemen lainnya dalam acara tersebut.

Untuk menentukan tema dan konsep acara, kamu bisa melakukan “brainstorming” ide bersama tim. Lalu kumpulkan ide mereka dan lakukan voting konsep serta tema mana yang akan dipilih.

Pembagian Tugas yang Jelas

Setelah menentukan tema dan konsep, maka selanjutnya kamu harus membagi tugas yang jelas atau membentuk panitia acara. Kamu bisa membagi panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap devisi memiliki job desk yang jelas, kalau perlu mencatat job desknya tersebut.

Selain memastikan tugas yang kamu berikan pada masing-masing anggota tim sesuai engan minatnya, pastikan juga mereka tidak kebingungan saat menjalankannya.

Pertemuan Intens

Penting loh untuk membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara. Pertemuan ini bisa semakin mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi dengan diadakannya pertemuan ini.

Pastikan pertemuan ini berjalan santai dan tidak kaku karena pekerjaan perencanaan acara ini mengutamakan kreativitas. Kamu juga bisa melakukan pertemuan di kafe atau tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi. Mengingat ide konsep yang menarik bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi juga.

Membuat Anggaran

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar apa saja yang kamu butuhkan untuk acara ini. Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, sampai hal lainnya yang sesuai dengan konsep serta tema acara.

Setelah membuat daftar kebutuhan maka lanjutkan dengan melakukan budgeting. Membuat budgeting atau anggaran ini akan membantu kamu mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan untuk mewujudkan acara.

Membuat Rundown Acara dari Jauh-jauh Hari

Tidak sedikit loh yang membuat rundown acara saat mendekati hari H. Padahal hal itu bisa membuat acara berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim.

Membuat rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang.

Membuat Timeline

Jangan lupakan timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang persiapannya?

Untuk membuat timeline ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti kamu berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak menunda kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya.

Setelah timeline dibuat, jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim. Seperti apa saja yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya.

Plan A dan Plan B

Kamu bisa merencanakan tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu sudah merencanakan sebuah acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak mendukung. Maka untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat plan B.

Plan B ini misalnya, jika kamu hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka buatlah rencana B dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sbeuah ruangan indoor yang bisa menampung tamu jika hujan turun.

Pentingnya Kerjasama Tim

Konsep acara yang kamu miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik.

Bisa dikatakan kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara loh. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi. Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang mungkin berujung perpecahan di dalam tim.

Tidak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara mereka juga penting terjadi saat acara berlengsung.

Perlu kamu ingat, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting.

Semoga informasi cara membuat konsep acara yang menarik bak event organizer ini bisa membantu kamu mewujudkan sebuah acara yang menarik dan sukses.